Der perfekte Geschäftsbrief

Geschäftsbrief

Er ist der Vater der unternehmerischen Kommunikation: der Geschäftsbrief. Er vermittelt ein offizielles Anliegen – und präsentiert gleichzeitig das Unternehmen. Aber welche Elemente sollten enthalten?

Geschäftsbriefe sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Mit ihnen zeigen Sie Ihre Professionalität und Ihre Kundenorientierung. Sowohl Inhalt als auch Layout spielen dabei eine entscheidende Rolle. Im Gegensatz zum privaten Schreiben beinhaltet ein Geschäftsbrief ein geschäftliches Anliegen – egal ob es sich dabei um ein Angebot, eine Rechnung oder einen Lieferschein handelt. Gut strukturiert, übersichtlich und seriös sollte ein Geschäftsbrief sein.

Immer schön die Form wahren

Damit er ordnungsgemäß als formelles Dokument zu erkennen ist, sind einige Pflichtangaben nötig (siehe z. B. § 37 a HGB, § 35 a GmbH, § 125 a Abs. 1 HGB ). Darüber hinaus gibt es bei der Gestaltung eines Geschäftsbriefes Regeln. In der DIN 5008 ist die Struktur Ihres Schreibens festgelegt.

Unsere Tipps zur Gestaltung

Standardmäßig gehören in den Briefkopf Unternehmenslogo, Anschrift des Adressaten sowie die eigene Firmenanschrift. Unter Datum und Ort sollte eine kurze und präzise Betreffzeile stehen. Die Schrift sollte noch lesbar sein. Niemals kleiner als 6 pt. Denken Sie immer an einen ausreichenden weißen Rahmen – gerade wenn Sie im eigenen Hause drucken möchten.

Kurz fassen und korrekt formulieren: Beim Inhalt punkten Sie durch eine fehlerfreie Grammatik und eine klare Struktur. Beides sollte selbstverständlich sein – ist es in der Praxis aber leider nicht. Deswegen: Nehmen Sie sich die Zeit und lesen Sie alles noch einmal sorgfältig durch.

Bei der Papierwahl sollten Sie die verschiedenen Druckverfahren berücksichtigten. Generell gilt: Umso dünner das Papier, desto weniger hochwertig wirkt der Brief.

Mit einem zusätzlichen QR-Code bieten Sie auf einfache Weise eine bequeme Sicherung Ihrer Kontaktdaten.

Checkliste für den Geschäftsbrief

•    genau eingetragene Firmenbezeichnung und Rechtsform
•    vollständige Namen der Gesellschafter
•    Firmenadresse mit Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort
•    konkrete Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax, E-Mail- & Internetadresse
•    Bankverbindung

Falls vorhanden:

•    Firmen- bzw. Stammsitz
•    Registergericht
•    Handelsregisternummer
•    Geschäftsführer/ Inhaber/ Vorstand/ Aufsichtsrat (mindestens einen ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen)

Lesen Sie hier mehr über die DIN 5008.

 

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