Eventplanung in Corona-Zeiten – darauf sollten Sie achten

Abstand halten, Mundschutz tragen, Hände desinfizieren – das ist für uns alle längst zum Alltag geworden. Corona wird uns wohl auch in der Zukunft noch weiter begleiten. Müssen deshalb Jubiläumsfeiern, Tagungen und Firmenevents auf unbestimmte Zeit ausfallen? Nicht unbedingt. Während größere Veranstaltungen noch nicht stattfinden können, sind Events im kleinen Rahmen erlaubt. Aber natürlich gibt es bei der Planung und Durchführung solcher Vor-Ort-Events in der Corona-Zeit auch so einiges zu beachten.

Die bekannten Rahmenbedingungen

Es ist wichtig, dass alle Besucher und Mitarbeiter vor Ort geschützt sind und sich keinem Risiko aussetzen. Der Abstand steht natürlich an erster Stelle. Falls dieser (teilweise) nicht eingehalten werden kann, sollten die Besucher eine Maske tragen. Je nach Fläche und Personenanzahl sollte eventuell eine Maskenpflicht für alle gelten. Verteilen Sie Einmalmasken vor Ort für diejenigen, die keine eigene Maske mitgebracht haben. Des Weiteren sollte es mehrere Desinfektionsmittelspender für die Besucher vor Ort geben. Gerade die Händedesinfektion am Eingang ist sehr wichtig.

Schlussendlich ist aber die Kooperation der Menschen das, was zählt. Schilder mit Hygienevorschriften und eine Kontrolle des Tragens der Maske können dazu beitragen. Bedenken Sie: falls die Hygienevorschriften vor Ort nicht eingehalten werden, muss ein Event zum Schutz der Besucher ggf. auch vorzeitig beendet werden.

Alternativen zu Vor-Ort-Events

Auch wenn zum Kennenlernen, Feiern und Networken kaum etwas über ein reales Event geht – zum Glück gibt es heutzutage einige Alternativen dazu.

• Eine Videokonferenz – diese ist z.B. über MS Teams oder Zoom auch mit vielen Teilnehmern möglich. Diskussionen und Wortmeldungen sind oftmals aber schwierig. Hier sollten dann vorab einige Spielregeln oder ein Rahmenprogramm festgelegt werden.
• Streaming – gerade für Groß-Events empfehlenswert, wie es bereits im Musik- und Sportbereich zur Anwendung kommt. Dies hat auch Vorteile: Die Kosten sind viel geringer und es ist zum Teil angenehmer für die Besucher, die das Event entspannt von zuhause verfolgen können.
• „Shopstreaming“ – etwas exotischer und aufwendiger. In asiatischen Ländern ist das „shopstreaming“ aber bereits eine sehr populäre Art des virtuellen Einkaufserlebnisses. Die Kunden verfolgen von zuhause vor ihren PCs das physische Shopping-Erlebnis einer Person und können selbst auch digital im Geschäft „herumlaufen“ und sogar mit der Person im Geschäft in Kontakt treten. Übertragen auf das B2B-Geschäft könnten sich hier mit der richtigen technischen Basis z.B. Online-Betriebsbesichtigungen anbieten.
• Augmented Reality – also die Erweiterung der realen Welt um virtuelle Elemente in 3D, ist heutzutage für jedes Smartphone nutzbar. Diese Technik ließe sich z.B. für Messestände oder die Präsentation neuer Produkte nutzen. So können Emotionen und Faszination geteilt werden, auch ohne physisch an demselben Ort zu sein.

Fazit: Wägen Sie gut ab, welche Eventform (ob physisch oder digital) sich für Ihr Vorhaben aktuell eignet. Bleiben Sie dabei immer flexibel und halten Sie im besten Fall einen Plan B bereit.

Bildnachweis: Reeyna / Shutterstock

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